Politique de confidentialité

1. Responsable de traitement

Le responsable du traitement des données collectées via le site et le compte de l'Utilisateur est CAFIN Consulting & Solutions, entreprise individuelle immatriculée sous le SIRET 101 093 813 00018, dont le siège est situé 35 rue de la Convention, 44100 Nantes, France. Contact : contact.auditbot@zohomail.eu.

Pour les documents et données que le Client (cabinet d'audit ou d'expertise comptable) fait transiter via le Service au nom de ses propres clients, AuditBot agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, le Client demeurant responsable de traitement vis-à-vis de ses clients finaux. Les modalités de ce traitement sont précisées dans l'accord de traitement des données (DPA) disponible sur demande.

2. Données collectées

Selon l'usage du Service, nous collectons notamment :

• Données d'identification et de contact des Utilisateurs (nom, email professionnel, société, mot de passe chiffré) ;
• Données de facturation nécessaires à la gestion de l'abonnement ;
• Documents et pièces justificatives déposés par les Utilisateurs et leurs propres clients dans le cadre des missions ;
• Données de connexion et d'usage du Service (journaux techniques, adresse IP, statistiques d'utilisation) ;
• Données transmises via le formulaire de demande de démonstration (nom, email, société, message).

3. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour : fournir et améliorer le Service, gérer les comptes et abonnements, réaliser l'analyse automatisée des pièces déposées, permettre les relances programmées, assurer la sécurité et prévenir la fraude, répondre aux demandes de contact et de démonstration, et respecter nos obligations légales et comptables.

4. Base légale

Les traitements reposent selon les cas sur l'exécution du contrat d'abonnement, l'intérêt légitime d'AuditBot (amélioration et sécurité du Service, prospection auprès de professionnels), le consentement (par exemple lors d'une demande de démonstration) ou le respect d'obligations légales (notamment comptables et fiscales).

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles à AuditBot et, dans le cadre strictement nécessaire à l'exécution du Service, à nos prestataires techniques (hébergement, envoi d'emails, traitement automatisé des documents), tenus contractuellement à des obligations de confidentialité et de sécurité. Les documents déposés par les clients finaux d'un Utilisateur ne sont accessibles qu'à cet Utilisateur, conformément à l'architecture d'isolation par cabinet décrite ci-dessous. Aucune donnée n'est vendue à des tiers.

6. Hébergement et sécurité

Les données sont hébergées sur des infrastructures situées en Union européenne, sans transfert hors de l'Espace économique européen pour le stockage principal des documents et des comptes. Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos (AES-256). Chaque cabinet dispose d'un espace isolé garantissant qu'aucune donnée n'est partagée entre organisations utilisatrices du Service.

7. Transferts de données hors Union européenne

Certains prestataires techniques utilisés pour fournir le Service sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis :

• Anthropic (analyse automatisée des pièces et génération assistée des relances par intelligence artificielle) ;
• Resend (envoi technique des emails transactionnels et de relance).

Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne conclues avec ces prestataires, ou tout autre mécanisme d'adéquation applicable. Ces prestataires n'accèdent aux données que dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution du service demandé et ne sont pas autorisés à les réutiliser à d'autres fins. La liste à jour de nos sous-traitants peut être communiquée sur demande à contact.auditbot@zohomail.eu.

8. Traitement automatisé et intelligence artificielle

Le Service utilise un traitement automatisé par intelligence artificielle pour analyser certaines caractéristiques des pièces déposées (type de document, lisibilité, période couverte, indices de non-conformité à la demande) ainsi que pour générer des propositions de contenu de relance. Ces analyses constituent une aide à la décision destinée au cabinet Utilisateur, qui reste seul responsable de la validation finale du statut d'une pièce et du contenu envoyé à ses clients : aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires significatifs n'est prise de manière exclusivement automatisée sans intervention du cabinet.

9. Durée de conservation

Les documents de mission sont conservés pendant la durée de la mission puis jusqu'à 30 jours après sa clôture ou la résiliation du compte, avant suppression irréversible. Les données de compte et de facturation sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et pour la durée requise par nos obligations légales et comptables. Les données issues du formulaire de contact sont conservées le temps nécessaire au traitement de la demande, dans la limite de 3 ans en l'absence de suite commerciale.

10. Droits des personnes concernées

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de ses données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leurs données après son décès. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à contact.auditbot@zohomail.eu. Une réponse sera apportée dans les délais prévus par la réglementation. Toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Pour les données traitées par AuditBot en qualité de sous-traitant pour le compte d'un cabinet Utilisateur, ces demandes doivent être adressées en priorité au cabinet concerné, responsable de traitement vis-à-vis de ses clients.

11. Cookies

Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (authentification, préférences de session). Ces cookies ne nécessitent pas de consentement préalable en application de la réglementation applicable. Si des cookies de mesure d'audience ou de suivi statistique venaient à être déployés, ceux-ci ne seraient activés qu'après recueil du consentement de l'Utilisateur via un bandeau dédié, et la présente politique serait mise à jour en conséquence pour préciser les outils utilisés et leur durée de conservation.

12. Modification de la politique

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales, techniques ou fonctionnelles du Service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs en seront informés par email ou via le Service.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données, contactez-nous à contact.auditbot@zohomail.eu.